Sobre a ferramenta:

O mundo é incrivelmente competitivo, logo competimos por espaços no mercado de trabalho, por ideias inovadoras, parcelas de mercado, exclusividade etc. Esse modus nos obriga a pensar além do lugar comum, a desconstruir preconceitos e a quebrar paradigmas.

A competição também alimenta uma postura proativa na busca pela diferenciação de produtos e serviços, nesse contexto surge a necessidade de inovar, o que não necessariamente é criar coisas novas, mas trabalhar a partir de ideias já existentes, pois, como dizia o pai da química moderna, Lavoisier, “na natureza, nada se perde, nada se cria, tudo se transforma”.

Se na natureza tudo se transforma, na ciência da administração acontece o mesmo, um mesmo processo pode ser modificado ou adaptado para servir aos propósitos mais excêntricos da empresa sem a necessidade de criar algo, bastando apenas melhorar os processos já existentes.

É nisso que consiste a melhoria contínua, pois, sempre existirá uma forma de fazer melhor algo, seja através de um subprocesso complementar ou de um novo método de trabalho, um novo fluxo de tarefas, entre outras coisas.

Quando buscamos modelos para gerenciar melhor nossos projetos, a primeira fonte que devemos consultar é o mercado. O que já tem lá funciona? Pois bem, não adianta querer “inventar a roda” uma vez que ela já existe, basta, agora, fazê-la girar.

Portanto, aquele modelo inovador, mais eficiente e qualitativo pode estar mais perto do que imaginamos. Talvez ele já esteja sendo utilizado pela concorrência.

Nessa perspectiva o benchmarking ou simplesmente bench, nos ajudará a descobrir quais modelos, métodos e técnicas de trabalho estão sendo utilizados pela concorrência. É um exercício de busca pela excelência passando pela premissa do reconhecimento, ou seja, reconhecer que não sabemos tudo e “a grama do vizinho, realmente, pode ser mais verde.”

Segundo especialistas, o Benchmarking é um processo contínuo e sistemático para avaliar produtos e processos de trabalho de organizações que são reconhecidas como representantes das melhores práticas, com a finalidade de melhoria organizacional. (Spendolini, 1992).

O processo de benchmarking é composto por seis etapas segundo modelo que apresento no curso: 50 Ferramentas de Gestão. Isso porque a essência das ferramentas que apresento é, basicamente, adaptável a todo e qualquer sistema empresarial, por isso, ratifico sempre que as ferramentas aqui apresentadas também são 100% adaptáveis a todo tipo de processo, então fique à vontade para utilizar e modificá-las também.

Vejamos cada etapa na sequência começando pelo planejamento.

Na 1ª Etapa (Planejamento) temos o planejamento, onde é possível definir pontos de melhorias, definir indicadores e escolher a organização objeto de análise.

O planejamento ocorre com a definição de pontos de melhorias, a partir da análise do processo internamente. Os parâmetros para tal análise são provenientes da observação das práticas implementadas pela concorrência, mais especificamente, a partir da escolha de uma empresa que será definida como organização-alvo para que se possa analisar suas práticas gerenciais.

Os indicadores escolhidos mostraram tanto o desempenho atual na sua empresa, quanto o da concorrência fazendo, assim, um paralelo comparativo entre as práticas de atuação de ambas para, por conseguinte, avaliar os resultados obtidos nesta análise, ou seja, entre os indicadores comparados.

Na 2ª Etapa (Recolha de dados) tratamos de escolher a ferramenta para captação de dados. Nessa etapa recomendo a utilização de um formulário para registro. Portanto, é importante ter uma boa ferramenta de coleta de dados, pois, a análise se dará em função dos dados obtidos. Acuracidade e clareza são peças fundamentais para uma boa análise da concorrência.

Note que existem vários meios de se obter informações sobre a concorrência, a pesquisa de mercado é uma delas, a observação in loco também é muito eficaz. Fique à vontade para escolher o melhor método, lembre-se de que o objetivo é buscar informações que possam ser utilizadas para subsidiar as próximas etapas, ao final desta análise você terá em mãos ao menos um processo, subprocesso, atividade, tarefa ou ação prática “copiada” do seu melhor concorrente para utilizar nos seus próprios processos adaptados a sua própria realidade empresarial.

Na 3ª Etapa (Análises e comparações) são criados meios de sistematização das informações e análises acerca da empresa objeto de análise e comparação por meio do benchmarking.

Nessa etapa é necessário resgatar o material documentado para proceder com as análises, para posteriormente trabalhar com essas informações e extrair insights de conhecimentos tácitos ou explícitos, métodos e boas práticas que deverão ser inseridas no plano de mudanças na etapa seguinte.

O objetivo é extrair algo que possa ser, empiricamente, implementado na empresa. Lembrando que isso passará pelo crivo de uma boa análise para decidir o que é melhor para aquele processo específico.