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O Diagrama de afinidades é uma técnica bem simples para agrupar ideias e informações, como o próprio nome sugere, em grupos para facilitar a elaboração de soluções através da criação de um conglomerado de ideias afins. Essa é uma ferramenta muito fácil de ser utilizada, pois, com uma única folha de papel você pode aplicar todo processo.
Você pode utilizar também alguns cards. Certamente, você dispõe de alguns “postites” coloridos espalhados pela sua mesa. Então, convide sua equipe em torno de um quadro branco para realizar sua experimentação.
Primeiramente, você deve eleger o conceito principal ou satélite pelo qual as demais ideias serão elaboradas com base na afinidade dos assuntos.
Como dito, você pode utilizar a ferramenta juntamente com uma equipe, no entanto, ao aplicá-la sozinho o princípio será o mesmo.
Após escolher o tema principal. Inicie, juntamente, com sua equipe uma investigação sobre o assunto. Nesse momento todos terão o trabalho de reunir quaisquer informações relacionadas ao tema principal, por isso, deve-se observar a pertinência das informações para que a elaboração da solução possa ser bem efetiva.
Em seguida, adicione a primeira camada de texto “mais geral”, a qual abrange o tema escolhido. Note que nesse momento as ideias ainda são genéricas e você não possui ainda profundidade em relação ao tema explorado.
Se estiver usando cards, o processo é o mesmo. Escreva nos cards e adicione-os em um mesmo quadrante para fomentar o agrupamento de ideias afins. Mas, à medida que você for encaixando uma ideia dentro de outra, você vai perceber que muitas delas se atraem e que uma é consequência da outra e vice-versa.
Então, prosseguindo com a elaboração das ideias e consequentemente aplicação do método é preciso aproveitar “o gancho” trazido pela ideia anterior para gerar uma nova solução.
É importante sempre inserir mais uma ideia que tenha afinidade com a última ideia apresentada até que você esteja totalmente satisfeito com o resultado. Porém, se sua ideia não tiver relação com a ideia inicial ou ponto de partida, você deve criar um outro grupo de ideias. Vou usar o exemplo muito comum:
Imagine que uma determinada empresa está enfrentando problemas no atendimento. No momento, sabe-se apenas que o número de reclamações vem aumentando drasticamente. Não obstante, muitas informações ainda estão dispersas e precisam ser organizadas para uma melhor tomada de decisão. Não se sabe ao certo de onde provém o problema, pois, aparentemente tudo estava funcionando até que se notou essa não-conformidade.
Portanto, ideias como falta de atendentes qualificados, agrupam-se a treinamentos de atendimentos que se agrupam a investimento em cursos, isso, por sua vez, fixa-se a outro grupo ou subgrupos. Assim como a falta de investimentos em recursos humanos que dependem de orçamento que está condicionado ao aumento das receitas.
Isso é apenas o que podemos pensar por alto, isto é, em uma rápida análise. Mas quando analisarmos ponto a ponto veremos que o problema possui diversas capilaridades e que é preciso um plano de ação capaz de mitigar os desvios agora conhecidos.
Imagine como seria utilizar essa ferramenta em um grupo com várias pessoas e diversos pontos de vista. Isso amplia as possibilidades de encontrar de soluções mais eficazes. Ao fazer isso com auxílio de uma equipe, você verá que as ideias e soluções para o mesmo problema serão mais inovadoras. Note que a utilização da ferramenta promove uma espécie de clareza objetiva sobre os reais problemas e suas implicações. Observe também que uma gama de ideias é gerada e precisa ser bem agrupada para gerar entendimento de causa-efeito. Nesse ínterim, surgem soluções diversas que devem ser analisadas também, pois, muitas soluções precisam passar pelo crivo: custo-benefício, por exemplo.
Então, a partir disso se torna possível decidir quais ideias são mais pertinentes, quais informações podem ser descartadas, quais oportunidades podem ser exploradas etc. Isto posto, utilize essa ferramenta sempre que precisar organizar esforços para resolver algum problema ou criar soluções.