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O fluxograma é uma ferramenta visual capaz de demonstrar, como próprio nome sugere, um fluxo. Esse fluxo, geralmente, é de etapas do processo ou atividades. Ele é utilizado com a função de imprimir padrões em atividades de qualquer natureza.
Segundo o Dicionário Michaelis, o Fluxograma é a uma “representação gráfica, por meio de símbolos geométricos próprios, que representa o fluxo ou a sequência normal de um procedimento, problema ou sistema, que permite visualizar, por meio de ilustrações, de maneira sintética, as diversas etapas de um processo”.
O fluxograma também é chamado de Diagrama de Fluxo. Conforme a etimologia da palavra (Flux + o + grama) “Fluxus” do Latim significa deslizar, fluir etc., o complemento “Gramma” do grego, por sua vez, significa registro. Dessa forma, a palavra Fluxograma pode ser definida como um registro de fluxo. Agora vejamos a simbologia dos elementos presentes no Fluxograma.
De antemão, o esquema para representação gráfica é montado com formas geométricas simples o que possibilita a comunicação rápida e precisa do processo, tanto para quem executará quanto para quem está elaborando o mapeamento.
A seguir vejamos os símbolos utilizados em um Fluxograma do tipo linear, todavia, ressalto que não são todos os símbolos. Mas, para exemplificar, estes são suficientes.
Note que são figuras geométricas simples como, por exemplo, o círculo, o retângulo e o losango. Elas são, comumente, utilizadas e cada qual possui um significado dentro da notação dessa ferramenta. Note também que a notação mais utilizada para modelagem de processos de negócios é a BPMN que utiliza, basicamente, os mesmos símbolos, ora, apresentados.
O Fluxograma consegue ser autoexplicativo, pois, a ideia de fluxo está presente em qualquer conjunto de atividades que possamos chamar de processo, logo, é possível com ela demonstrar processos simples ou complexos para usuários distintos. Contudo, a construção do Fluxograma depende da obediência à notação gráfica que trataremos a seguir. Portanto, faz-se necessário entender melhor o significado dos principais elementos que fazem o fluxograma.
A figura do “retângulo” representa um esforço de trabalho ou atividade. Ela determina as ações que são tomadas no processo. Uma boa prática é descrevê-las como verbos no infinitivo. O “círculo”, por sua vez, representa início ou término do processo. É importante notar que todo processo tem um início único, mas pode conter mais de um “fim” antes do término, pois, existem vários caminhos possíveis a depender da complexidade do processo.
O “losango” representa pontos de decisão. Na notação BPMN, por exemplo, essa figura é chamada de gateway. Ela determina os caminhos paralelos ou exclusivos pelos quais o processo se expande. No fluxograma não é diferente, entretanto, essa figura está associada a uma tomada de decisão, onde o “Sim” e o “Não” determinam para onde o fluxo do processo seguirá.
Sempre que utilizarmos um losango também devemos representar dois tipos de fluxos distintos, geralmente, um leva ao fim do processo e outro a continuidade desse, mas isso não é uma regra. As linhas com setas representam o sentido do fluxo. Então, segue-se as linhas para saber onde começa e termina o processo descrito pelo Fluxograma. É recomendável não cruzar ou sobrepor as linhas. Cada fluxograma pode representar atividades, subprocessos, processos ou até mesmo um sistema inteiro. Existem outros símbolos que podem ser convencionados ou utilizados através de uma notação ou outra. Esses símbolos devem ser aceitos por todos para que haja uma comunicação efetiva. Costuma-se utilizar notações já convencionais através de instituições reconhecidas com aval da comunidade global.
Dessa forma, as figuras utilizadas no Fluxograma bem como nos diagramas de negócios devem possuir os mesmos significados. Isso facilita a vida de quem produz e interpreta os processos por meio da notação gráfica.
Para explicar como funciona um fluxograma quero que você tente imaginar um processo simples, por exemplo: a preparação de um café. Com base nos elementos gráficos visto até aqui é possível descrever este processo da seguinte forma:
O processo inicia com o Círculo: “preparar café”. A primeira atividade é descrita no retângulo: “Coletar os ingredientes”. Em seguida a segunda atividade é “Fazer mistura” e a terceira atividade é “Levar ao fogo”.
Após isso, o café está pronto. O losango indica uma tomada de decisão: “adoçar ou não?” Se sim, adoçar e servir finalizando o processo. Se não, servir igualmente, finalizando o processo. A decisão positiva implica mais uma atividade descrita no retângulo “Adoçar”. Essa é uma atividade condicional, logo, significa que ela depende de uma decisão para acontecer.