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O Gráfico de Gantt ajuda o gestor de projetos a organizar um cronograma de modo a organizar o planejamento de tarefas e gerenciar a execução das atividades. A ferramenta da atenção especial as interdependências entre tarefas em projetos tipo cascata, onde uma tarefa depende da realização de outra. Essa relação de interdependência pode ser facilmente visualizada por meio desse gráfico.
Quando se trata acerca do gerenciamento de projetos, o tempo é um recurso essencial e deve ser bem administrado. Portanto, o Gráfico de Gantt servirá para auxiliar na execução dos projetos.
Para tanto, o requisito mínimo para utilização do Gráfico de Gantt é possuir um projeto pronto, isto é, totalmente planejado com as tarefas, os responsáveis e os prazos bem definidos.
Em seguida você precisa listar as tarefas que devem ser executadas. Não esqueça de calcular a duração dessas tarefas, essa etapa leva em conta experiências passadas, para definir a duração total do projeto. Note que é apenas uma estimativa, portanto, a execução sofrerá alterações, bem como atrasos etc. Lembre-se de apontar os responsáveis por cada tarefa.
É importante organizar seu cronograma deixando margem para ajustes futuros, por isso, utilize uma ferramenta versátil como o Microsoft Excel ou o Project. Aqui faço um adendo, indico um combo de planilhas que eu mesmo criei. As planilhas foram criadas em Excel e são 100% editáveis.
No Gráfico de Gantt observe como o modelo é bem simples:
Este é um cronograma formado por uma lista de tarefas pendentes que possuem prazo de duração, conforme a data de início e a data de fim para cada tarefa, onde calcula-se o período de execução das tarefas. A grande sacada consiste em como as tarefas se entrelaçam umas às outras.
O gráfico surge para demonstrar, visualmente, como as tarefas se comportam no decorrer do tempo. Além dessa informação, que é a mais importante, também temos outros dados relevantes como, por exemplo, o mês de referência, o número total de responsáveis pelas tarefas, os envolvidos no projeto etc. Outros elementos podem ser adicionados facilmente, conforme a necessidade e complexidade do projeto.
O Gráfico de Gantt, ainda, traz mais algumas informações estatísticas, a saber: menor duração em dias corridos ou horas; número de atividades listadas; número de maior duração em dias ou horas; entre outras informações. São informações complementares e enriquecem o gerenciamento das atividades.
Algo muito importante na gestão de qualquer projeto é o cuidado com o tempo, pois, esse é um recurso limitado. Muitos projetos são abandonados porque tornam-se inviáveis, a maioria deles por causa do não-cumprimento dos prazos.
No entanto, estar atento ao gráfico é apenas um requisito, o resultado depende da execução das tarefas propriamente ditas. Dessa forma, tenha o Gráfico de Gantt como um recurso a mais para você planejar prazos e executar tarefas em tempo hábil.
Com uso correto do gráfico de Gantt o fluxo de trabalho fica visível por meio do gráfico, isso facilita a interpretação dos prazos, dos entrelaçamentos, das atividades precedentes e das posteriores. Além de demonstrar as tarefas que estão sendo executadas no momento.
Estas são algumas vantagens ao utilizar o Gráfico de Gantt: