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A execução do planejamento se dá por meio da distribuição das tarefas, definição dos métodos de trabalho, definição de prazos, responsáveis e recursos necessários entre outras coisas. Pensando em organizar esse processo, surge uma simples ferramenta que pode ajudar a operacionalizar os projetos.
A 5W2H recebe esse nome por causa das sete perguntas, do inglês, que formam a sigla.
What (o que?) - isto é, o que deve ser feito?
Why (por quê?) - qual é o motivo pelo qual deve ser feito?
Where (onde?) - onde acontecerá a ação ou realização?
When (quando?) - em que período em função do tempo?
Who (por quem?) - quem serão os responsáveis?
Essas são as cinco palavras que compõem os 5Ws.
How (como?) - como será feito?
How much (quanto vai custar?) – quais são os custos envolvidos na execução do plano?
Em um plano de ação não pode faltar três elementos: (1) as ações/atividades, (2) os agentes e (3) os prazos.
A 5W2H pode ajudar a confeccionar o escopo do plano, mas sua execução, propriamente dita, exige um cronograma mais específico.
Sabendo disso, para utilizá-la você necessita de apenas um quadro ou tabela para organizar as respostas. A seguir apresentarei um simples exemplo de uso dessa ferramenta. Digamos que você deseja atualizar os equipamentos de informática da sua empresa. Então, você começa montando um plano de ação para validar esse propósito. Utilizando a 5W2H, veja os resultados na tabela abaixo:
| O quê? (What) | Atualizar equipamentos de informática. |
|---|---|
| Quando? (When) | No final do último semestre do corrente ano. |
| Onde? (Where) | Empresa X, Sediada na Rua Y. |
| Quem? (Who) | Diretores de informática, administração e finanças. |
| Por quê? (Why) | Tornar a empresa mais moderna e eficiente. |
| Como? (How) | Contratar fornecedores de Hardware e Software. |
| Quanto? (How Much) | Valor estimado do projeto é de 30.000,00 reais. |
Conforme observado o plano demonstra bem o arcabouço do projeto inicial do projeto. Por ser uma ferramenta prática, o plano de ação (5W2H) ainda é bastante utilizado por gestores que buscam uma maneira eficiente de tirar suas ideias do papel com mais clareza e objetividade. O uso da ferramenta permite mais clareza sobre os objetivos do plano.
No entanto, o dimensionamento do plano no quesito de sua viabilidade econômico-financeira é bastante simplificado, sendo necessário estudos mais aprofundados para obtenção de um documento que seja mais realista ao contemplar a realidade de mercado, os limites de gastos, as fontes de receitas e despesas, os indicadores financeiros etc.