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Essa é mais uma ferramenta de priorização de problemas, porém, com um diferencial: os critérios de priorização são apenas três: Gravidade, Urgência e Tendência.
Sabe-se que, quando se trata de recursos, as boas escolhas implicam em racionalidade. Entenda por racionalidade a busca por maior eficiência e melhor custo-benefício.
A matriz GUT é uma ferramenta que comporta as palavras Gravidade, Urgência e Tendência com objetivo de hierarquizar os problemas de acordo com esses critérios. Para utilizar a Matriz GUT é preciso, primeiramente, compreender o significado das palavras. Conforme a tabela:
| SIGLA | Matriz GUT |
|---|---|
| GRAVIDADE (G) | Representa o impacto do problema analisado, caso ele venha acontecer. |
| URGÊNCIA | |
| (U) | Representa a necessidade imediata de resolução do problema sob pena de provocar maiores transtornos. |
| TENDÊNCIA | |
| (T) | Representa o potencial de crescimento do problema, ou seja, a probabilidade dele se tornar maior com o passar do tempo. |
Após definir os critérios, usaremos uma escala de 1 (um) a 5 (cinco) para determinarmos o quão grave, urgente e tendencioso é o problema que iremos analisar. De acordo com a tabela a seguir:
| CLASSIFICAÇÃO DA MATRIZ | Prioridade Muito Alta | Prioridade Alta | Prioridade Média | Prioridade Baixa |
|---|---|---|---|---|
| **** | ||||
| GRAVIDADE | Extremamente grave | Muito grave | Grave | Pouco grave |
| 5 | 4 | 3 | 1 | |
| **** | ||||
| URGÊNCIA | Precisa de ação imediata | É urgente | O mais rápido possível | Pouco urgente |
| 5 | 4 | 3 | 2 | |
| **** | ||||
| TENDÊNCIA | Irá piorar rapidamente | Irá piorar em pouco tempo | Irá piorar | Irá piorar a longo prazo |
| 5 | 4 | 3 | 2 |
Então, vejamos:
A gravidade diz respeito à capacidade que determinado problema tem de produzir maiores efeitos negativos. Um problema “extremamente grave” produz maiores consequências para o projeto.
A urgência classifica aqueles problemas que precisam de atenção imediata, ou seja, exigem uma resposta mais ágil.
A tendência representa a consequência da falta de ação sobre determinados problemas, pois, classifica-os como sendo aqueles problemas que tendem a piorar com o passar do tempo.
Utilizando a matriz é possível hierarquizar um conjunto de problemas com base nos três critérios: Gravidada, Urgência e Tendência.
Digamos que determinado processo de trabalho apresentou falhas. Essas serão listadas e passarão pelo crivo “GUT”. Então, será possível priorizar as falhas que são mais graves, urgentes e tendenciosas a piorar.
Vale salientar que essa ferramenta, por si só, não resolve os problemas. No entanto, demonstra caminhos mais racionais que auxiliam à tomada de decisão sobre quais problemas exigem maior cuidado e precisam ser priorizados no plano de ação. Por fim, é ideal utilizá-la em grupo.