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Sobre a ferramenta:

O Procedimento Operacional Padrão ou simplesmente “Manual de Operação” é uma ferramenta utilizada para padronizar procedimentos. Essa ferramenta comporta um conceito bastante prático, isto é, o modo “como fazer as coisas da maneira certa”.

Dito dessa forma, pode sugerir uma ideia simples do senso comum, porém, o modo de executar uma atividade nem sempre é eficiente, pois, não segue um padrão. Então, o POP existe para explicar, metodicamente, como executar determinada tarefa dentro da empresa.

Fazer as coisas de forma padronizada agiliza a entrega do serviço, melhora o fluxo dos processos e faz com que o trabalho possa ser executado com maior controle.

Vejamos como o POP funciona:

Após ter o processo ou procedimento de trabalho mapeado sabendo o que fazer e como fazer, o gestor descreverá as tarefas que precisam ser realizadas em determinado período. Isso pode conter atividades diárias, semanais, mensais e eventuais para que a empresa possa alcançar seus objetivos.

Os objetivos organizacionais podem ser divididos em metas operacionais.  Essas metas comportam uma quantidade de atividades e tarefas presentes no cronograma.

De acordo com o mais famoso Guru da qualidade, Edwards Deming, “Se você não pode descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo.”

Mas perceba que o alcance das metas só é possível porque existe uma forma “certa” de fazer as coisas, o que podemos chamar de procedimento padrão.

No entanto, vale salientar que sempre existirá uma forma de fazer melhor aquilo que já estamos fazendo. Esse é o princípio básico da melhoria contínua. Mais uma vez, conforme Deming, também é importante se reinventar: "Há anos que fazemos assim" é a confissão de que a falha é do sistema.

A padronização do trabalho é algo que acelera a execução dele promovendo mais eficiência. Nesse ponto podemos voltar ao tempo e visitar o período da revolução industrial. Veremos o quanto a padronização foi positiva para as fábricas naquele período.

Os Procedimentos Operacionais são aquela boa e velha receita de “como fazer”. Sendo assim, a padronização evita desperdícios de tempo, retrabalho e o “achismo”, pois, um processo é todo detalhado e executado de forma bem definida.

O POP prezará sempre por diretrizes específicas do que, como e quando fazer as tarefas em determinado período. Isso significa que o a amplitude é restrita ao nível operacional.

Em relação a periodicidade, se, por exemplo, as atividades forem realizadas diariamente elas serão inseridas na lista de atividades diárias, conforme a tabela:

Se forem apenas de seis em seis meses, essas entrarão na lista das atividades eventuais do POP, conforme o exemplo:

Esse tipo de padronização faz com que o processo possa funcionar de acordo com o planejado. Isso facilita até mesmo a integração de outros colaboradores recém-chegados, pois, o POP encaminhará os indivíduos mais facilmente para os métodos de trabalho testados e validados.