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A SIPOC é uma ferramenta utilizada para visualização do processo como um todo, ou seja, em 360º. Quando é preciso identificar pontos de melhorias, há a necessidade de enxergar todas as partes do sistema analisado. Para tanto, podemos utilizar esta ferramenta.
Como podemos visualizar um processo de trabalho? Por onde começar? Certamente essa não é uma tarefa fácil. Já pensou se existisse uma ferramenta capaz de fornecer uma visão panorâmica do processo analisado numa perspectiva ortográfica, isto é, de forma planificada, onde você pudesse enxergar todas as entradas do processo do início ao fim?
Essa capacidade de demonstrar o processo de forma sistêmica é o que torna a SIPOC uma ferramenta muito útil. Com ela, torna-se possível visualizar o processo de cima, ou seja, como um todo para tomar decisões mais acertadas e identificar os GAPs – em uma tradução livre, GAP, é o mesmo que distanciamento ou lacuna – existente em uma das partes do processo desde a entrada até a entrega ao cliente final.
A SIPOC também possibilita o mapeamento dos processos, pois, corrobora com a visualização das entradas, do processamento e das saídas. A ferramenta recebe este nome por ser um acrônimo das palavras: Supplier, Input, Process, Output e Customer., onde, respectivamente, significam: Fornecedores, Entradas, Processamento, Saída e Clientes.
No processo de trabalho que analisará com a SIPOC, você pode iniciar mapeando quem são os fornecedores. Logo após, as respectivas entradas fornecidas por eles. Em seguida, o processamento, que é aquilo que a empresa faz com os insumos que recebe dos seus fornecedores. Por fim, as saídas provenientes do material processado, ou seja, dos resultados desse processamento; e os clientes que são os beneficiários diretos dos resultados gerados pela empresa. Aqui vale salientar que os clientes podem ser internos (funcionários) ou externos.
Portanto, é possível ponderar sobre tudo isso de forma simples visto que a SIPOC é uma ferramenta bastante visual. Sendo assim, fica fácil de analisar o processo.
Para aplicar essa ferramenta alguns questionamentos podem te ajudar como, por exemplo, quem são os fornecedores? O que eles fornecem? Qual a importância deles para que o processamento ocorra? Como processaremos os insumos? Qual é o principal resultado do processamento? Quem são os clientes? Etc.
Observe que ao avaliar o processo do início ao fim é possível detectar os gargalos, ou seja, os pontos críticos do processo. Então, fica mais fácil corrigi-los. Alguns gargalos acontecem já no início quando aquele fornecedor não atende perfeitamente a empresa, isto é, não entrega no tempo certo, na quantidade e qualidade adequada.
Entretanto, até mesmo na entrega do produto já processado, por exemplo, podem ocorrer gaps. Depois do produto/serviço pronto, mesmo assim, o atendimento ao usuário ou cliente se mostra insatisfatório, a logística não funciona, ocorrem outros problemas etc.
A SIPOC é a forma mais eficiente de avaliar o processo de ponta-a-ponta, onde você avaliará tanto a qualidade do fornecimento, início do processo, quanto o nível de serviço prestado ao cliente, no final do processo.
Analisar os principais eixos do processo nos permite tomar decisões pontuais, sem correr o risco de eliminarmos a visão do todo. É importante pontuar que os sistemas de administração funcionam de forma integrada, então tanto o planejamento deve respaldar a organização, direção e o controle, quanto as demais funções devem possuir uma conexão integrada.
Nessa perspectiva, a avaliação de um processo de trabalho deve ser vista de cima, pois, tudo está conectado. Às vezes, o problema no processo é sentido na entrega, mas teve início nas entradas. Isso significa que, por mais que seus colaboradores sejam bons, seu atendimento excelente, seu produto perfeito, se existir problemas no início do processo ou em quaisquer das suas partes isso será, sem dúvida, um entrave à excelência.