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As metodologias de gestão de projetos trouxeram ao arcabouço técnico ferramentas visuais para auxiliar o alcance de objetivos e metas. Muitas empresas utilizam um quadro branco dividido em três partes que representam as etapas dos processos.
O Kanban existe para demonstrar, visualmente, o fluxo e andamento dos projetos para que seja possível saber em que etapa as atividades se encontram e quem são os responsáveis por cada uma delas.
Geralmente, a identificação do dono da atividade pode ser realizada através do uso de post it(s) com cor ou numeração exclusiva.
Kanban significa cartão ou sinalização em língua japonesa. O método é muito utilizado em processos produtivos. A utilização do Kanban exige uma sequência de etapas definidas como “para fazer, fazendo e feito”. É dessa forma que o quadro é dividido em três partes.
O método serve para facilitar a visão global que se tem acerca das atividades em cada etapa do processo. Isso diminui o número de Gaps (Lacunas) e promove um fluxo contínuo, pois, através da visualização global das atividades por parte dos diversos envolvidos no projeto, é bem mais simples saber quais as interdependências entre as tarefas e seus respectivos responsáveis.
No Scrum, o Kanban ajuda a consolidar o pilar empírico da transparência no processo, pois, toda equipe sabe o que fazer, onde os itens são visíveis a todos. Vale ressaltar que o fluxo de trabalho é o objeto principal do método. Através do Kanban é simples enxergar onde as tarefas possuem fluidez no processo ou gargalos.
Observe o exemplo:
Utiliza-se o Kanban, constantemente, em processos logísticos por causa desse dashboard enxuto. Todavia, como dito anteriormente, em gestão ágil de projetos é possível utilizá-lo em variados contextos. Nos frameworks ágeis como no Scrum a metodologia é parte fundamental para promover transparência na execução das tarefas.
Vejamos como é simples rodar o método: De início, você terá que escrever todas as atividades que estão em fase inicial, isto é, “a fazer”. Essas atividades partem desse ponto que é o início do fluxo.
Logo após, deve-se mover as tarefas que estão sendo executadas no momento para a etapa: “fazendo”. Lembre-se de que o quadro é dividido em três partes, essa é a segunda etapa do fluxo. Por fim, após conclusão das atividades acontecerá a atualização do Kanban pondo as atividades na etapa final, ou seja, na terceira etapa do fluxo: “feito”.
Além de conhecer as etapas, é preciso escolher o tipo de ambiente, analógico ou digital, no qual a ferramenta será utilizada. Atualmente, muitos preferem utilizar dashboards online como, por exemplo, o app web Trello.
Todavia, com apenas um simples quadro e meia dúzia de Post-Its, você pode implementar essa poderosa ferramenta na sua empresa. Porém, antes de qualquer coisa, instrua sua equipe a utilizá-la com muita seriedade, pois, ela ajudará a visualizar o fluxo do trabalho, quais etapas utilizam mais recursos, quanto tempo médio é gasto em cada etapa, entre outras coisas. Além de organizar seu processo, o Kanban ainda ajuda a fortalecer a colaboração e a transparência na equipe.
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